Externalisation de la fonction Ressources Humaines

HR Services S.A. est un interlocuteur de choix pour des petites à moyennes structures ainsi que pour des « start-up » en matière de « outsourcing » de la fonction RH.

Les consultants de HR Services S.A. interviennent sur le site du client pour assumer le rôle de DRH pour des petites à moyennes structures qui n'ont pas un besoin d'un DRH à temps plein. En collaboration avec un assistant RH ou en solo, le consultant assure tous les services normalement proposés par un département RH :

Administration du personnel

• Suivi administratif du personnel et relations avec les administrations
• Gestion des dossiers du personnel

Statistiques et Reporting RH

• • Entrées, sorties
  • Absentéisme (congés, maladies, accidents)
  • Masse salariale, etc.

Gestion des avantages extra-légaux

• • Voitures de société
  • Logements de fonction
  • Chèques de repas
  • Prêts hypothécaires

Préparation des instruction salaires pour une fiduciaire

• • Préparation des instructions mensuelles et extraordinaires pour une fiduciaire locale
  • Vérification des salaires
  • Coordination avec le service comptable

Gestion des ressources humaines

• Gestion des évaluations annuelles du personnel
• Gestion des descriptions de fonction
• Etablissement de plans de carrière et de succession
• Présence lors d'entretiens de discipline
• Entretiens de départ

Gestion du recrutement

• Etablissement du profil du poste et détermination des meilleures sources de candidatures
• Rédaction et placement d'annonces
• Entretiens de recrutement
• Suivi administratif des recrutements

Gestion de la formation

• Etablissement du plan de formation
• Préparation de la documentation pour le cofinancement
• Suivi administratif de la formation
• Evaluation des mesures de formation

Communication interne

• Accueil des nouveaux salariés
• Rédaction et mise à jour du Manuel des salariés
• Présence lors de réunions avec la délégation du personnel

Organisation

• Organisation efficace du département Ressources Humaines
• Elaboration et documentation des procédures du département Ressources Humaines, notamment dans le cadre d'entreprises certifiés ISO et pour des besoins de « contingency ».

Exemples de missions à long terme

• DRH dans une société industrielle en charge de la mise en place de la politique RH (8h/semaine)
• Responsable RH dans une société de services en charge de la gestion des ressources humaines (4h/semaine)
• Helpdesk RH pour une société de services, intermédiaire entre DRH localisé à l'étranger et management local

Exemples de missions à court terme

• Remplacement du Responsable Recrutement dans une banque et chargé de la mise en place d'une stratégie de recrutement (20h/semaine)
• Remplacement d'un gestionnaire Recrutement dans une banque en charge du recrutement de plusieurs départements (20h/semaine)

Conseils RH

Dans ce champ d'activité, les consultants de HR Services S.A. conseillent les responsables RH (souvent après un audit préalable) sur la meilleure manière d'organiser leur département (best practice), en tenant compte de la taille, du domaine d'activité etc., afin de permettre à ces derniers d'adopter une véritable gestion des ressources humaines et d'implémenter une gestion prévisionnelle des emplois. En pratique les missions sont très variées et adaptées aux besoins spécifiques des clients.

Exemples de missions

• Adaptation d'un système d'évaluation utilisée par la maison-mère anglo-saxonne aux besoins locaux et formation de tous les évaluateurs et évalués (en français et anglais)
• Elaboration d'une grille de salaire basée sur un modèle de compétences développé spécifiquement pour une société de services
• Elaboration de descriptions de fonctions pour une société industrielle et création d'une matrice des compétences
• Vérification de la classification des salariés (situation historique et actuelle) en fonction de la convention collective des banques et recommandations pour rectifications le cas échéant.
• Adaptation des procédures RH d'un groupe financier aux spécificités luxembourgeoises (droit du travail, convention collective, best practice)
• Analyse des besoins en formation d'une banque et préparation du plan de formation stratégique.

Audit RH

Nos consultants sont régulièrement amenés à faire plusieurs types d'audit RH: audit de conformité et audit de communication

Dans le cadre des activités d'externalisation, une mission est souvent débutée par un Audit de conformité et d'efficience, lors duquel les consultants évaluent si les procédures et politiques du département RH respectent les lois et règlementations en vigueur et sont parmi les mieux adaptés aux besoins de l'entreprise (best practice). Ce type d'audit permet aussi à un DRH qui vient de rentrer en fonction d'avoir un aperçu rapide sur l'état des lieux et de connaître les points forts et faibles de son nouveau département.

Exemples de missions

• Audit de conformité et de best practice du département RH d'une banque lors de la prise de fonction du nouveau DRH
• Audit du département d'une société d'assurances à la demande de la maison mère pour vérifier la conformité par rapport à la législation locale et l'application des procédures du groupe
• Audit de conformité et d'efficience du département RH d'une société artisanale lors de la prise de fonction d'un nouveau Directeur administratif
• Audit d'un département RH et état de lieu de l'existant avant le démarrage d'une mission d'externalisation de la fonction RH d'une société industrielle.
• Audit de satisfaction du personnel dans une banque internationale
• Audit de satisfaction du personnel pour évaluer l'impact de mesures de « Management du Changement » suite à l'implémentation d'un nouveau logiciel dans une administration

Formation

Dans ce contexte, HR Services S.A. propose un catalogue de formations spécialement conçues pour des spécialistes ressources humaines nouveaux dans la fonction ou nouveaux au Luxembourg.

Les différentes formations, données par des practiciens pour des practiciens, ont toutes pour but de familiariser les participants avec les méthodes de « best practice » en matière de ressources humaines au Luxembourg. Les consultants de HR Services S.A. mettent également l'accent sur les problèmes engendrés par la cohabitation et le mélange des différentes cultures dans le monde du travail et servent souvent d'intermédiaire entre la direction des sociétés et/ou de leur maisons-mères étrangères et des administrations locales dont notamment l'Administration de l'Emploi, le Ministère du Travail, l'INFPC et le Ministère de l'Education Nationale.

HR Services S.A. est également régulièrement amené à assister ses clients dans la définition de leur politique de formation et la mise en place de celle-ci.

HR Services S.A. est agréé en tant qu'organisme de formation sous le numéro 94402.